Cadastre sua ótica
O primeiro passo pra começar a usar o sistema.
- Acesse a página de cadastro e escolha o plano (Gratuito, Básico ou Completo).
- Informe o CNPJ - o sistema busca os dados da Receita Federal automaticamente pra agilizar o preenchimento.
- Preencha o responsável, e-mail e crie uma senha de acesso (é com o CPF do responsável que você entra depois).
- Aceite os termos e conclua - sua ótica já fica ativa na hora, sem espera de aprovação.
Configure os dados da empresa
Antes de vender, vale configurar logo, endereço e dados fiscais.
- Vá em Dados da Empresa no menu lateral.
- Preencha razão social, endereço e dados de contato na aba "Dados Gerais".
- Se for emitir nota fiscal, complete a aba "Fiscal/NFe" com o certificado digital e regime tributário.
- Envie logo e ícone do sistema na aba "Imagens" - eles aparecem nos documentos e na tela de login personalizada.
Cadastre sua equipe e permissões
Cada colaborador entra com o próprio CPF e só vê/faz o que você liberar.
- Vá em Usuários no menu (dentro de Cadastros).
- Clique em novo usuário, preencha nome, CPF e defina uma senha inicial.
- Marque as permissões específicas (cadastro, financeiro, caixa, estoque etc.) ou use "Copiar de" pra repetir o perfil de outro colaborador.
- Nível de acesso "ADMIN" libera tudo automaticamente, sem precisar marcar caixinha por caixinha.
PDV - Venda rápida
Pra vendas simples de balcão (óculos de sol, acessórios, produtos avulsos).
- Abra o caixa do dia antes de vender (veja o tutorial de Caixa abaixo).
- Em Nova Venda (PDV), busque o cliente ou venda como "consumidor final".
- Adicione os produtos pelo código ou nome, ajuste quantidade/desconto se precisar.
- Escolha a forma de pagamento e finalize - o estoque já sai atualizado.
Ordem de Serviço (óculos de grau)
O coração do sistema pra quem vende óculos com receita/lentes sob medida.
- Em Ordens de Serviço, clique em nova OS e selecione o cliente.
- Preencha a receita (grau, DP, tipo de lente) e os dados da armação escolhida.
- Adicione os produtos (armação, lentes, tratamentos) - o total calcula sozinho.
- Escolha a forma de pagamento (à vista, cartão, ou crediário com contrato de confissão de dívida gerado automaticamente).
- Acompanhe o status (Confecção → Montagem → Pronto → Entregue) - o cliente recebe aviso automático por WhatsApp a cada mudança, se essa opção estiver ativa.
- Se o óculos voltar com defeito, use o fluxo de Garantia na mesma tela: descreve o problema, lança os produtos normalmente, mas escolhe a forma de pagamento "Garantia" (sem cobrança).
Orçamentos
Pra propor um valor antes de fechar a venda, sem gerar uma OS de verdade ainda.
- Crie um novo orçamento com os produtos e valores que o cliente está considerando.
- Envie ou imprima pra ele decidir.
- Se aprovado, converta o orçamento em Ordem de Serviço ou venda, sem redigitar nada.
Assistência técnica
Pra ajustes, conserto e pequenos reparos que não são uma venda nova.
- Registre o atendimento com a descrição do problema relatado pelo cliente.
- Acompanhe até a devolução do produto ajustado/consertado.
Cadastro de clientes
Base de tudo: quanto mais completo, melhor o WhatsApp automático e o crediário funcionam.
- Em Clientes, clique em novo cliente.
- Preencha nome, CPF/CNPJ, celular (é por ele que o WhatsApp automático avisa) e endereço.
- Se o cliente compra fiado, defina o limite de crédito na aba financeira do cadastro.
- Se algum campo obrigatório faltar, o sistema mostra exatamente o que falta preencher antes de salvar.
Captadores (indicação com comissão)
Pra quem indica clientes pra sua ótica e recebe uma comissão por isso (recurso do plano Básico e Completo).
- Cadastre o captador com CPF e forma de recebimento (valor fixo ou % por venda).
- Ao lançar uma venda/OS, vincule o cliente ao captador que trouxe ele.
- Acompanhe os pagamentos de comissão pendentes na mesma tela.
Programa de fidelidade
Prêmios pra quem indica novos clientes pra sua ótica (recurso do plano Completo).
- Configure a regra de vencimento das indicações (ano civil, aniversário do cliente, ou nunca vence).
- Acompanhe "Aptos a Premiar" (quem já bateu a meta) e "Progresso de Indicações" (quem está no caminho).
- Marque o prêmio como entregue quando o cliente resgatar.
Reativação de clientes
Manda uma mensagem automática pra clientes que sumiram, pra trazer eles de volta.
- O sistema identifica sozinho clientes sem compra recente.
- Revise a lista e dispare a campanha de reativação por WhatsApp.
- Acompanhe quem respondeu e voltou a comprar.
Cadastro de produtos
Armações, lentes, tratamentos e acessórios - tudo o que você vende.
- Em Produtos, cadastre nome, código, preço de venda e categoria.
- Pra armações, defina a unidade correta (par/unidade) - isso afeta o cálculo do estoque.
- O plano Gratuito tem limite de produtos cadastrados; Básico e Completo são ilimitados.
Entrada de nota
Pra dar entrada em mercadoria comprada de fornecedor, atualizando estoque e custo.
- Informe o fornecedor e os dados da nota de compra.
- Lance os produtos recebidos com quantidade e custo unitário.
- Confirme - o estoque desses produtos já sobe automaticamente.
Lançar estoque / Balanço
Pra ajustar o estoque manualmente ou fazer a contagem física periódica (balanço).
- Use "Lançar Estoque" pra correções pontuais (perda, sobra, ajuste).
- Use o Balanço quando for contar fisicamente tudo o que tem na loja e comparar com o sistema.
Caixa / Fechamento
Controle do dinheiro que entra e sai no dia, com conferência automática.
- No começo do dia, abra o caixa informando o valor inicial (troco).
- Toda venda/recebimento lançado no sistema já cai automaticamente no caixa do dia.
- Use sangria pra retirar dinheiro e suprimento pra reforçar o caixa, se precisar.
- No fechamento, o sistema mostra o valor esperado - você confere com o que tem fisicamente e registra qualquer diferença.
Contas a Receber
Tudo que os clientes te devem (crediário, parcelas em aberto).
- Acompanhe as parcelas pendentes e vencidas por cliente.
- Registre o recebimento assim que o cliente pagar.
- Vendas no crediário já geram as parcelas aqui automaticamente, sem lançamento manual.
Contas a Pagar
Suas contas com fornecedores e despesas fixas da ótica.
- Cadastre a conta com valor, vencimento e fornecedor/categoria.
- Marque como paga quando quitar - dá pra pagar parcial e o sistema controla o saldo restante.
Faturamento
Visão consolidada de quanto sua ótica faturou, por período.
- Escolha o período (dia, mês, intervalo customizado).
- Veja o total vendido, por forma de pagamento e por vendedor.
Emitir nota fiscal
Recurso do plano Completo - precisa do certificado digital configurado em Dados da Empresa antes.
- Configure o certificado digital (.pfx) e o ambiente (produção/homologação) em Dados da Empresa → Fiscal/NFe.
- Ao finalizar uma venda ou OS, use a opção de emitir nota fiscal vinculada.
- Acompanhe o status de autorização e baixe o DANFE/XML pra imprimir ou enviar ao cliente.
Notas emitidas por terceiros
Pra registrar no sistema uma nota que foi emitida fora dele (contador, sistema antigo).
- Lance os dados da nota emitida por fora.
- Isso mantém seu relatório fiscal completo, mesmo com notas de origens diferentes.
Agendamento de exames
Marca consulta/exame de vista - pode ser cobrado ou cortesia na compra do óculos, você decide.
- Configure em Dados da Empresa se a consulta é sempre paga ou cortesia.
- Agende o horário do cliente - se o assistente de IA no WhatsApp estiver ativo, ele também agenda sozinho.
Agenda
Visão de calendário (estilo Google Agenda) com todos os compromissos da ótica.
- Veja os agendamentos em modo grade, por dia/semana/mês.
- Lembretes automáticos são enviados ao cliente antes do horário marcado.
Tarefas
Checklist interno da equipe - o que precisa ser feito, por quem, até quando.
- Crie uma tarefa, atribua a um colaborador e defina o prazo.
- Marque como concluída quando terminar.
Personalização (plano Completo)
Deixe o sistema com a cara da sua ótica.
- Em Dados da Empresa, seção Personalização, escolha a cor do sistema e dos botões.
- Peça um domínio próprio (ex: sistema.suaotica.com.br) - a equipe Kris Sistemas configura pra você.
- Configure a vitrine pública com fotos, avaliações e link do Instagram/WhatsApp.
Usuários online
Veja quem da equipe está usando o sistema agora e o histórico de acessos recentes.
- Disponível pra quem tem nível ADMIN, GERENTE ou SUPERVISOR.
Suporte Kris Sistemas
Ficou com dúvida que esse tutorial não resolveu? Fale direto com a equipe.
- Abra um chamado descrevendo o problema - a equipe responde dentro do sistema.
- Pra urgência, use o WhatsApp de suporte no rodapé desta página.